29 Май Как стать эффективным руководителем

Принципы и лайфхаки системы личной эффективности

Если вы стали руководителем и хотите получить максимум от своих подчиненных, вам самим придется много работать. Надо вложить силы и знания, чтобы сделать свою команду успешной и надежной. Этот вклад состоит не только в моральной поддержке, мотивации, обучении, но и в технической поддержке. Вам надо будет правильно организовать своих людей, чтобы все делалось в срок и качественно, чтобы всем было комфортно работать, чтобы сократить стрессы и конфликты.

В этом вам помогут принципы и лайфхаки системы личной эффективности. Пошагово оптимизировать работу подчиненных можно следующим образом:

1. Заведите рабочие календари для своих подчиненных так, чтобы доступ вам был открыт. Вы можете корректировать их деятельность и нагрузку. Вы можете наблюдать, кто и чем занят в текущий момент.
2. Дайте доступ подчиненным к своему календарю со скрытыми событиями. Так и ваши подчиненные будут сориентированы, когда вы заняты, а когда свободны. Они смогут заранее планировать общие встречи и обращаться к вам, когда вам удобнее.
3. Создайте один общий календарь отдела. В нем размещайте события, которые касаются всех. Таким образом, назначая общее мероприятие вы делаете это только один раз, без необходимости информировать каждого отдельно и с каждым отдельно согласовывать. Запланируйте регулярные события на несколько месяцев вперед, в одно и то же время. Так будет проще запомнить. Там же разместите информацию о днях рождения коллег, даты торжественных событий и профессиональных праздников. Чтобы вовремя составлять поздравления и быть готовыми заранее. Это экономит колоссальное количество времени.
4. Выберите один канал коммуникаций для всей команды — размещайте информацию, которая касается всех: новости, общие результаты, задачи и достижения отдела, обсуждайте важные вопросы.
5. Если вы дали задание всем, и хоть от одного сотрудника поступают уточняющие вопросы, ответы давайте в общем канале. Если кто-то один не понял, то вероятно есть кто-то еще, кто или не поймет, или не заметит своего непонимания. Предоставляя разъяснения всем, вы заранее избегаете лишних действий.
6. Все рабочие вопросы лучше обсуждать письменно или в мессенджерах. К написанному всегда можно апеллировать. Написанное можно перечитать и задать уточняющие вопросы.
7. Используйте «систему слежения» она есть почти во всех органайзерах. Так, чтобы к вами к исполнителям автоматически приходили напоминания, кто и что должен выполнить к назначенному времени и от кого вы сегодня должны получить отчет.
8. Введите за правило — никаких устных отчетов. Для этого есть мессенджеры, мейл, документарная форма в конце концов. И никогда самостоятельно не дергайте подчиненных в незапланированное время вопросами «как там дела по проекту N?». Ведь так вы отвлекаете их от работы и рискуете получить некорректную информацию. Принцип «сделал-отчитался, а если не отчитался — значит не сделал» прекрасно себя зарекомендовал. Используйте его.
9. Помогите вашим коллегам заранее сформировать группы рассылки, например: начальники отделов, участники проекта «А», участники проекта «Б», согласование отчета про продажам, бухгалтера, маркетинг, секретари, хозяйственный департамент, юристы и так далее. При необходимости срочно отправить данные не надо будет заново вводить каждое имя. Следите, чтобы состав таких групп был актуальным.
10. Организуйте единую систему хранения файлов так, чтобы каждый мог в ней легко ориентироваться и быстро находить нужный ему документ. В виртуальном пространстве это реализуется в формате общего доступа к файлам. В реальном формате — шкаф, где все документы систематизированы по проектам. И к ним прилагается «дорожная карта» с описанием в какой папке что находится. Если кто-то берет документ из шкафа, то должен оставить записку с указанием своего имени, что взял и когда положит обратно. Обязательно, чтобы все возвращали документы на место, как только закончат с ними работать.
11. Попросите команду придерживаться политики чистого рабочего стола. Ее суть в том, что на рабочем столе находятся только те документы, с которыми человек работает сейчас. Это увеличивает концентрацию и документы не теряются.
12. Запретите держать в рабочих столах запасы канцтоваров. Пусть для них будет одно единственное место с общим доступом для всего отдела. Часто эти запасы не используются и ведут к лишним затратам, так как покупается то, что уже есть в наличии, но спрятано у кого-то в столе.
13. Определите время, например, в пятницу с 15:00 до 16:00, в которое каждый должен составить список запросов: что и от кого понадобится на следующей неделе. И попросите подготовить такие запросы заранее, как внутри отдела, друг к другу, так и для сотрудников других отделов или внешних контрагентов.
14. Подумайте, какая информация от вас может понадобиться вашим коллегам и предоставьте её заранее, не дожидаясь запроса.
15. Регулярно делайте ревизию существующих инструкций и правил, вносите в них актуальные коррективы. Если какие-то бизнес-процессы еще не описаны, прорабатывайте их заранее.

Не ждите, пока начнутся сбои в работе, отставания в сроках, выяснения «кто виноват», ошибки и недопонимания. С самого начала давайте четкие ориентиры и эффективные инструменты. Помогайте своей команде адаптироваться к нагрузке и создайте для всех комфорт.

Кристина Стецкая, спикер образовательной платформы Profi Space, руководитель Profi Assistance