Як стати ефективним керівником

Як стати ефективним керівником

Принципи і лайфхаки системи особистої ефективності

Якщо ви стали керівником і хочете отримати максимум від своїх підлеглих, вам самим доведеться багато працювати.

Треба вкласти сили і знання, щоб зробити свою команду успішною і надійною. Цей внесок полягає не тільки в моральній підтримці, мотивації, навчанні, але й в технічній підтримці. Вам треба буде правильно організувати своїх людей, щоб все робилося вчасно та якісно, щоб усім було комфортно працювати, щоб скоротити стреси і конфлікти.

У цьому вам допоможуть принципи і лайфхаки системи особистої ефективності. Покроково оптимізувати роботу підлеглих можна наступним чином:

1. Заведіть робочі календарі для своїх підлеглих так, щоб доступ вам було відкрито. Ви можете коригувати їх діяльність і навантаження. Ви можете спостерігати, хто і чим зайнятий в поточний момент.

2. Дайте доступ підлеглим до свого календаря з прихованими подіями. Так і ваші підлеглі будуть зорієнтовані, коли ви зайняті, а коли вільні. Вони зможуть заздалегідь планувати загальні зустрічі і звертатися до вас, коли вам зручніше.

3. Створіть один загальний календар відділу. У ньому розміщуйте події, які стосуються всіх. Таким чином, призначаючи спільний захід ви робите це тільки один раз, без необхідності інформувати кожного окремо і з кожним окремо узгоджувати. Заплануйте регулярні події на кілька місяців вперед, в один і той же час. Так буде простіше запам’ятати. Там же розмістіть інформацію про дні народження колег, дати урочистих подій та професійних свят. Щоб вчасно складати привітання і бути готовими заздалегідь. Це економить час.

4. Виберіть один канал комунікацій для всієї команди — розміщуйте інформацію, яка стосується всіх: новини, загальні результати, завдання та досягнення відділу, обговорюйте важливі питання.

5. Якщо ви дали завдання всім, і хоч від одного співробітника надходять уточнюючі запитання, відповіді давайте в загальному каналі. Якщо хтось один не зрозумів, то ймовірно є хтось ще, хто або не зрозуміє, або не помітить свого нерозуміння. Надаючи роз’яснення всім, ви заздалегідь уникаєте зайвих дій.

6. Всі робочі питання краще обговорювати письмово або в месенджерах. До написаного завжди можна апелювати. Написане можна перечитати і задати уточнюючі питання.

7. Використовуйте “систему стеження” вона є майже у всіх органайзерах. Так, щоб до вас і до виконавців автоматично приходили нагадування, хто і що повинен виконати до призначеного часу і від кого ви сьогодні повинні отримати звіт.

8. Введіть за правило — ніяких усних звітів. Для цього є месенджери, мейл, документарна форма врешті-решт. І ніколи самостійно не смикайте підлеглих у незапланований час запитаннями “як там справи з проєктом N?”. Адже так ви відволікаєте їх від роботи і ризикуєте отримати некоректну інформацію. Принцип “зробив-відзвітував, а якщо не відзвітував — значить не зробив” прекрасно себе зарекомендував. Використовуйте його.

9. Допоможіть вашим колегам заздалегідь сформувати групи розсилки, наприклад: начальники відділів, учасники проєкту “А”, учасники проєкту “Б”, узгодження звіту про продажі, бухгалтери, маркетинг, секретарі, господарський департамент, юристи і так далі. При необхідності терміново відправити дані не треба буде заново вводити кожне ім’я. Слідкуйте, щоб склад таких груп був актуальним.

10. Організуйте єдину систему зберігання файлів так, щоб кожен міг у ній легко орієнтуватися і швидко знаходити потрібний йому документ. У віртуальному просторі це реалізується в форматі загального доступу до файлів. У реальному форматі — шафа, де всі документи систематизовані за проєктами. І до них додається “дорожня карта” з описом в якій папці що знаходиться. Якщо хтось бере документ з шафи, то повинен залишити записку із зазначенням свого імені, що взяв і коли покладе назад. Обов’язково, щоб все повертали документи на місце, як тільки закінчать з ними працювати.

11. Попросіть команду дотримуватися політики чистого робочого столу. Її суть у тому, що на робочому столі знаходяться тільки ті документи, з якими людина працює зараз. Це збільшує концентрацію і документи не втрачаються.

12. Забороніть тримати в робочих столах запаси канцтоварів. Нехай для них буде одне єдине місце із загальним доступом для всього відділу. Часто ці запаси не використовуються і ведуть до зайвих витрат, бо купується те, що вже є в наявності, але сховано у когось у столі.

13. Визначте час, наприклад, у п’ятницю з 15:00 до 16:00, в який кожен повинен скласти список запитів: що і від кого знадобиться на наступному тижні. І попросіть підготувати такі запити заздалегідь, як всередині відділу, один до одного, так і для співробітників інших відділів або зовнішніх контрагентів.

14. Подумайте, яка інформація від вас може знадобитися вашим колегам і надайте її заздалегідь, не чекаючи запиту.

15. Регулярно робіть ревізію існуючих інструкцій і правил, вносьте в них актуальні корективи. Якщо якісь бізнес-процеси ще не описані, опрацьовуйте їх заздалегідь.

Не чекайте, поки почнуться збої в роботі, відставання в термінах, з’ясування “хто винен”, помилки і непорозуміння. З самого початку давайте чіткі орієнтири і ефективні інструменти. Допомагайте своїй команді адаптуватися до навантаження і створіть для всіх комфорт.

Христина Стецька, спікер освітньої платформи Profi Space, керівник Profi Assistance