18 Сер 10 звичок, які крадуть робочий час
#1. Прокрастинувати
Намагаючись уникнути неприємної роботи чи наслідків, ми лише відкладаємо їх.
Одні вважають прокрастинаторів лінивими. Інші вважають, що їм просто важко розпоряджатися часом. Правда в тому, що багато хто з нас тягне час, тому що не може впоратися зі своїми емоціями.
«Ми прокрастинуємо, коли завдання викликає почуття занепокоєння, замішання чи нудьги. І хоча сьогодні це допомагає почуватися краще, завтра ми зрештою почуваємося гірше і відстаємо», — пояснює Адам Грант, психолог зі Школи Уортона при Пенсільванському університеті.
Як це виправити? Він радить навчитися керувати емоціями.
«Можливо, доведеться виявити співчуття до себе, переглянути свій підхід до складних завдань та звернутися за допомогою. І якщо ви, як і раніше, прокрастинуєте, будьте усвідомленими qузгоджуйте цілі зі своїми цінностями. Зрештою, просто приступіть до завдання. Це допоможе розігнатися та наблизитися до її завершення».
#2. Працювати у багатозадачному режимі
Багато хто вважає, що мультитаскінг полягає в тому, щоб зосередитись на кількох завданнях одночасно, але це не так. Багатозадачність як віднімає час, так й негативно впливає наш мозок і знижує нашу продуктивність.
Це підтверджується численними дослідженнями. У 2009 році вчені зі Стенфорда довели, що багатозадачні люди важко перемикаються між завданнями, гірше справляються з деталями і менш організовані. За оцінкою Брайан Коледжу, мультитаскінг знижує продуктивність і коштує світовому ринку приблизно $450 млн на рік.
У побуті нам цілком вдається їсти на ходу чи складати білизну, дивлячись телевізор. Але в офісі ситуація інша: людський мозок просто не може впоратися з кількома складними завданнями одночасно. Для перемикання між ними потрібен час (до 30 хвилин), і це може призвести до помилок.
Коли ми перериваємо одне завдання на інше, короткочасна пам’ять порушується, обсяг уваги зменшується, а здатність вирішувати проблеми погіршується.
Для підвищення продуктивності намагайтеся уникати багатозадачності на роботі:
- створюйте списки справ або план на день та розподіляйте їх по блоках;
- зведіть відволікаючі фактори до мінімуму і концентруйтеся на одному завданні за раз;
- працюйте у команді, розставляючи пріоритети та делегуючи повноваження;
- спробуйте медитацію як спосіб підвищити концентрацію та усвідомленість;
- вивчіть техніку Pomodoro (техніка керування часом).
#3. Виконувати чужу роботу
За результатами дослідження Zapier, 83% опитаних сказали, що прикривають чи компенсують роботу колег по 1-3 години на день. І це серйозно знижує продуктивність.
Що зробити? Просто навчитися відмовляти. Якщо сказати “ні” важко, рекомендується використовувати метод UNER. Він дозволить зберегти з ними добрі стосунки.
Ось із чого складається цей метод.
Зрозуміти (U – understand). Пам’ятайте про те, в якому положенні людина, коли просить про допомогу.
Відмовити (N – no). Замість того, щоб діяти агресивно або підкоритися, твердо відмовте.
Пояснити (E – explain). Якщо ви не можете допомогти, чітко поясніть чому.
Рекомендувати (R – recommend). За можливості запропонуйте альтернативу, наприклад, іншу людину, яка б могла допомогти.
#4. Обговорювати неробочі питання
Не варто дозволяти людям просто входити до кабінету, сподіваючись, що ви вільні. Якщо вам незручно говорити з кимось, знайдіть сили пояснити причину. Ваш час так само цінний, як і їх.
Так звані «розмови у кулера» – обговорення неробочих питань у робочий час – також крадуть у нас чимало часу. Вони можуть тривати довго, залишаючи мало простору для справді важливих справ.
Безперечно, вони необхідні, оскільки зміцнюють відносини та роблять команду згуртованою. Але їм потрібно знати міру.
Як це зробити?
Якщо в кабінеті є двері, закривайте їх, коли зайняті. Можна навіть почепити табличку “Не турбувати”. В опенспейсі для цього підійдуть навушники.
Під час перерв задавайте обмеження за часом. Можна навіть встановити таймер на 15 хвилин, щоб не дозволити розмові затягнутися.
Ще одна порада – зробити свій календар доступним для колег. Так вони матимуть змогу бачити, коли ви вільні. А якщо потрібно обговорити щось, ви зможете вибрати час, що підходить усім.
Віддалені працівники також можуть скористатися подібними інструментами, наприклад, режимом DND («Не турбувати») у Slack.
#5. Працювати, коли працюють усі інші
«Якщо у вас є якась гнучкість у плані відвідування офісу, використовуйте її, — радить автор бестселерів з лідерства, спікер Кері Ньюхоф. — При можливості постарайтеся прийти на годину чи дві раніше. Ми живемо в культурі, де бути ранньою пташечкою не так уже й складно».
Він додає: «Режим роботи багато в чому схожий на режим дорожнього руху: о 5:00 уся дорога у вашому розпорядженні. О 8:00 може знадобитися втричі більше часу, щоб подолати ту саму відстань».
Зрозуміло, з’являтися в офісі о 5:00 зовсім не обов’язково. Але, можливо, о 7:00 у ньому буде набагато тихіше. Крім того, дорога на роботу займе менше часу та нервів, якщо встигнути до години пік.
Кері стверджує, що якщо розпочати день без відволікаючих факторів, можна провести його набагато продуктивніше, і, можливо, навіть закінчити його раніше. Продуктивність завжди буде проблемою, якщо працювати тільки тоді, коли працюють усі інші.
#6. Не готуватися до зустрічей
Керівники витрачають на наради величезну кількість часу — за деякими оцінками цілих 23 години на тиждень. При цьому 71% респондентів вважає наради неефективними та непродуктивними.
Перед тим, як планувати або приймати запрошення на зустріч, переконайтеся, що вона необхідна. Після цього розгляньте альтернативні варіанти, наприклад короткий телефонний дзвінок або листування в месенджері.
Якщо зустріч необхідна, постарайтеся зробити її якомога ефективнішою: не затягуйте обговорення, дотримуйтесь плану і заздалегідь усуньте можливі проблеми, наприклад, перевірте програмне забезпечення.
#7. Прагнення ідеального результату
Перфекціоністи витрачають більше часу на те, що потрібно зробити. В результаті їм його не вистачає.
Рішення: реалістично та практично ставитися до завдань. Або, як резюмує письменниця Анджела Вотсон: «Досконалість неможлива; просто намагайтеся робити все, що у ваших силах».
#8. Відволікатися на незначні завдання
Коли у списку справ з’являються нові дрібні питання, вони здаються важливішими і змушують переключитися на них.
У психології це називається “синдром блискучого об’єкта” – люди схильні відволікатися на все нове і захоплююче.
«Виконання безлічі дрібних завдань дає приплив дофаміну, який змушує нас почуватися чудово, поки ми не усвідомлюємо, що відкладаємо найпріоритетнішу роботу», — пояснює Ганна Дірмон Корник, експерт із тайм-менеджменту.
Наприклад, людина збирається поринути в роботу, але згадала, що в неї закінчився туалетний папір, замовляє його на маркетплейсі, а потім згадує про день народження мами та шукає їй подарунок. Занурюючись у дрібні завдання, ми втрачаємо найважливіші — наприклад, підготовку до зустрічі.
Ось як подолати «синдром блискучого об’єкта».
Вивчіть свій список справ і виберіть три найпріоритетніші.
Потім заплануйте часові блоки для зосередженої роботи над кожним із них.
Намагайтеся не відволікатися на невеликі завдання, поки ви не завершите три головні. Після спробуйте делегувати їх, автоматизувати або відмовитися від них, якщо це можливо.
#9. Витрачати час на пошуки
Іноді шукати записки, телефонні номери чи сайти довго та втомливо. Щоб цього уникнути, намагайтеся бути організованішими.
Вивчіть поточну систему зберігання документів та подумайте, як зробити її зручнішою для використання.
Переконайтеся, що ви маєте ефективну систему для відстеження контактної інформації. Потрібний номер телефону завжди має бути під рукою. Не забувайте підтримувати зв’язок із тими, з ким нещодавно познайомилися — це може бути корисним у майбутньому.
Якщо на робочому столі безладдя, пошук документів також займає занадто багато часу. А ще це дуже відволікає від роботи.
Щоб уникнути дублювання та не витрачати час на пошук документів, використовуйте строгу систему іменування файлів. Завжди зберігайте файли у певному місці та розподіляйте за папками.
Щоразу, коли ви закінчите щось використовувати, покладіть це місце. Таким чином, наступного разу ви знатимете, де це знайти.
#10. Переживати
«Скільки часу ви проводите щодня, переймаючись тим, що може статися? Занепокоєння займає цінне місце в нашій свідомості та щоденнику», – зазначає коуч Брайан Бартес. Не можна сфокусуватися на важливому, якщо нескінченно думати, що буде далі.
Немає простого способу зупинити це, але кожен заслуговує бути щасливим. «Працюйте над культивуванням позитивних емоцій та прагніть простих задоволень. Коли у вас увійде у звичку бути щасливим, ви з меншою ймовірністю дозволите тривогам відволікати вас», – додає він.